Székhelyszolgáltatás és hatósági ellenőrzések 2024

Hatósági ellenőrzések új szabályai 2024-ben

Dokumentumkezelési követelmények

Az új szabályozás szerint minden székhelyen kötelező a dokumentumok strukturált tárolása és azonnali hozzáférhetősége. A hatóságok előzetes bejelentés nélkül is érkezhetnek ellenőrzésre.

A dokumentumok között kiemelt figyelmet kap:

• Cégiratokat tartalmazó dosszié
• Aktuális bérleti szerződés
• Hivatalos levelezések nyilvántartása

Elektronikus elérhetőség biztosítása

2024-től kötelező az elektronikus elérhetőség folyamatos biztosítása. A cégkapun keresztül érkező hivatalos megkeresésekre 24 órán belül reagálni kell.

Székhelyszolgáltatók felelőssége

Adatkezelési kötelezettségek

A szolgáltatóknak naprakész nyilvántartást kell vezetniük az ügyfeleikről. A GDPR-megfelelőség kiemelt jelentőségű.

Postai küldemények kezelése

A beérkező küldemények azonnali feldolgozása és továbbítása alapvető elvárás. A digitalizálás és elektronikus továbbítás már alapszolgáltatásnak számít.

Ügyfélellenőrzési protokoll

Know Your Customer (KYC)

A pénzmosás elleni küzdelem jegyében szigorodtak az ügyfél-átvilágítási szabályok. A tulajdonosi szerkezet teljes feltárása kötelező.

Kockázatértékelés

Minden székhelyszolgáltatónak részletes kockázatértékelési rendszert kell működtetnie. A magas kockázatú ügyfelek esetén további ellenőrzések szükségesek.